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Schöne neue Arbeitswelt für KMU! Ein Interview mit Alexander Eggers, Microsoft Teams Adoption Specialist und Entrepreneur

Interview zum Thema New Work mit Alexander Eggers, geschäftsführender Gesellschafter der epc GmbH. Die epc GmbH ist als klassisches Systemhaus groß geworden und ist inzwischen Spezialist für die Bereiche private Cloud, IT Security, Datenschutz und Modern Working.

Was verstehen Sie unter den Begriffen “Digital Workplace” und “Modern Work”?

Wir müssen hier unterscheiden: „Digital workplace“ ist das eigentliche Arbeitsgerät, also in vielen Fällen das Laptop. Die Besonderheit hierbei ist, dass dieser Arbeitsplatz möglich stark digitalisiert ist. Das bedeutet, dass alle Applikationen und Informationen cloudbasiert zur Verfügung stehen. So kann man flexibel orts- und zeitunabhängig arbeiten. Dies bietet viele Vorteile, wie z.B. höhere Effizienz oder zufriedenere Mitarbeiter.

„Modern Work“ ist dagegen mehr die Art, wie gearbeitet wird. Neben dem Digital Workplace gehören hier auch die Schlagworte „Space“ und „Collaboration“ dazu. Also, wie sieht unsere Arbeitsumgebung aus? Wie kann mich die Umgebung, also der Raum, bei der Arbeit unterstützen? Dies können z.B. Ruhearbeitsplätze für hohe Konzentration oder Huddle Rooms für gemeinsames Arbeiten sein.

Weshalb sollten die KMUs dort auch aktiv werden?

Die Effizienzsteigerung durch Computersysteme ist ausgereizt. Es findet keine Optimierung mehr durch den Einsatz eines neuen Computers mit mehr Rechenleistung statt. D.h. der Drang nach mehr Effizienz kommt nun vor allem aus dem Mangel an Arbeitskräften. Wir müssen uns also darauf einstellen, trotz rückläufiger Anzahl von Arbeitnehmern die Wertschöpfung im KMU zu halten oder eben noch auszubauen. Dies erfolgt durch Modern Work mit den digital Worksplaces. So ist es dann auch für die KMU sinnvoll diese Schritte mit zu gehen, denn nur so werden sie vor allem auch die kommende Generation an Arbeitnehmern ansprechen und für sich begeistern können. Der Einsatz von Collaboration Tools ist für die Generation Z Standard, denn Apps wie Facebook, Instagram oder Whats App sind völlig normal und es gibt eben auch die Erwartungshaltung der jungen Menschen, dass diese im Alltag eingesetzten Methoden sich auch in der Arbeitswelt wiederfinden müssen.

Der Einsatz von Tastatur und Maus ist 16 jährigen Teenagern kaum verständlich zu machen, wenn diese doch wie selbstverständlich mit Touchscreen und Spracherkennung im Alltag agieren.

Sind die IT Betreuer bzw. IT Systemhäuser als Innovationstreiber zu verstehen? Wann ja, weshalb?

Sind wir doch mal ehrlich: auch wenn die Nutzung von IT heute selbstverständlich ist, so ist es doch immer noch kompliziert diese neuen Techniken auf den Alltag in den Firmen zu projizieren. Dazu kommt gerade bei älteren KMUs, dass sie betriebsblind werden. „Haben wir schon immer so gemacht.“ ist doch eine der häufigen Antworten. Dies gilt freilich nicht für alle. Aber für viele. Es sind also die Berater, die IT Systemhäuser, die sich als Revolutionierer und Innovatoren verstehen müssen und Ihrem Auftrag ggü. den Kunden eben dadurch gerecht werden, dass sie die KMUs auf das Hinweisen, was als „4. Industrielle Revolution“ Einzug hält.

Ändert sich durch die neuen Arbeitstrends die Führung der Mitarbeiter?

Ganz klar: JA. Es ist eben die „Stille Revolution“, wie es schon der Unternehmer Bodo Janssen in seinen Filmen zum Kulturwandel nennt. „Führung“ wird zur Dienstleistung.

Die Aufgabe der Führungskraft wird mehr und mehr übergehen zum Personal Coach, der seine Mitarbeiter darin unterstützt und sie so führt, so dass sie einen guten Job machen und sich auch persönlich weiterentwickeln können. Viele Führungskräfte haben dies noch überhaupt nicht erkannt. Hier wird der entscheidenden Unterschied liegen. „Modern Work“ alleine wird nicht reichen, um einen KMU in die nächste Evolutionsstufe zu bringen.

Viele Menschen in den Führungsetagen tun sich schwer mit der kommenden neuen Arbeitswelt.

Denn diese setzt nicht mehr auf Kontrolle sondern entscheidend auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter. D.h. hier muss mit viel Vertrauen gearbeitet werden und der Selbstständigkeit der Mitarbeiter. Das ist vermutlich nicht für jede Führungskraft so leicht umzusetzen, denn die alten Mindsets, also die gewohnten Denk- und Handlungsmuster, waren ja lange Zeit erfolgreich. Am Ende geht es also um die Frage der „Haltung“ der Führungskraft, die Führung anders zu denken.

Gibt es zusätzlich Generationskonflikte, die bei der Einführung hinderlich sind?

Leider ja. Ich bin selber Anfang 40 und stehe damit genau in der Mitte zwischen den Menschen, die bereits 30 Jahre Arbeitsleben hinter sich haben und den Menschen, die als neue Generation Mitarbeiter in die Unternehmen strömen. Aus meiner „mittleren“ Sicht merke ich, wie hier Welten aufeinanderprallen. Die ältere Generation, die sich ganz gut mit dem PC und ihrem Emaileingang arrangiert haben und die jungen Leute, die von Email gar nix wissen wollen, sondern eher in Chats und Social Media Apps unterwegs sind für besonders schnelle Informationsflüsse.

Das passt nur schwer zusammen.

Und genau hier liegt die Schwierigkeit, wenn neue Apps, Tools und Collaborationslösungen implementiert werden sollen. Die Adoption alle Mitarbeiter auf die Reise mit zu nehmen ist eine echte Herausforderung. Es ist aber der Schlüssel zum Erfolg: intensive Workshops mit allen Beteiligten nach der Button-Up Strategie. Der von oben befohlene Einsatz (Top-Down) von Tools würde niemals ähnlich erfolgreich sein.

Die Einführung ist oft mit hohen Investitionen verbunden, weshalb sollte man diese tätigen?

Weil der Return noch viel höher ist. Oder noch anders: weil das Unternehmen sonst im Wettbewerb um die Arbeitskräfte nicht bestehen wird. D.h. die Investitionen, die hier zu tätigen sind, sind der Grundstein für den Erfolg und Fortbestand in den kommenden Jahren. Damit ist diese Investition als „Alternativlos“ zu bezeichnen. Das ist aber auch nicht schlimm, denn auch wenn hier der ein oder andere zu seinem Glück gezwungen werden muss, am Ende profitieren wir alle von einem starken Mittelstand.

Welche technischen Maßnahmen müssen getroffen werden?

Ein große Hilfe sind standardisierte Hardware, d.h. nicht x verschiedene Hersteller von mobilen Endgeräten sollten im Einsatz sein. Dies erleichtert dann die Administration und den Support. Dazu ist eben nicht jedes Gerät für den Digital Workplace geeignet, da es an Flexibilität mangelt. Z.B. braucht man Touchscreens, um mit einem Stift auf einem digitalen Whiteboard zu arbeiten oder abnehmbare Displays, um mal einen längeren Text handlicher im Sessel lesen zu können.

Weiterhin ist der Einsatz der Tools und Apps entscheidend. Hier sehen wir Microsoft mit dem Produkt Office 365 ganz weit vorne, vor allem wenn es um KMUs geht.

Eine kostengünstigere Migration zum „Digital Workplace“ wird es wohl kaum geben.

Und es enthält alles, was man für „Modern Work“ benötigt. Dazu gehört der Einsatz von Microsoft Teams. Einer Kollaborations-Lösung mit cloudbasierter Dateiablage, jeder Möglichkeit der Kommunikation (Chat, Telefonie oder auch Videokonferenzen) und projektorientierter Teamarbeit.

Was wurde im eigenen Unternehmen dafür getan?

Wir haben nach einem Besuch der neuen deutschen Microsoftzentrale in München, die den „Modern Work“-Gedanken voll auslebt, unser Büro komplett umgebaut. Dazu haben wir alle Endgeräte getauscht gegen Microsoft Surface Geräte. Es wurden Hot Desk Arbeitsplätze für die Technik eingerichtet und mit dem frei gewordenen Raum konnten Lounge Räume und Ruhearbeitszonen geschaffen werden. Dazu wurden die Besprechungsräume mit Videokonferenzsystemen oder dem Microsoft Surface Hub ausgestattet. Weiterhin haben wir die Telefonanlage entfernt und die gesamte Telefonie auf Skype4Business, und nun neu auf Microsoft Teams, umgestellt. Einige Mitarbeiter haben sich zusätzlich ein Home Office eingerichtet.

Mit dieser Technik ist es uns nun möglich völlig orts- und zeitunabhängig zu arbeiten.

Alles kommt aus der Cloud und so können die Mitarbeiter tagsüber auch mal ins Fitnessstudio gehen und dann eher Abends nochmal von zu Hause aus die Kundenserver administrieren. Das finden die meisten Kunden eh viel besser, als tagsüber. Die Hotline Mitarbeiter, die also viel telefonieren müssen, können komplett von zu Hause arbeiten, ohne das die Kollegen oder Kunden überhaupt merken, dass sie nicht im Büro sitzen.

Den Führungskräften wird ein Coach zur Verfügung gestellt, der mit Ihnen gemeinsam, einzeln oder in der Gruppe, daran arbeitet das Thema Führung in die richtige Haltung zu bringen. Wir denken bei epc zwar schon stark in diesem benötigten Muster, aber auch wir machen das nun schon über 20 Jahre. Da schleifen sich eben auch Mindsets ein, die es aufzubrechen gilt.

Alles in allem haben wir die Schritte nicht bereut. Im Gegenteil: durch diese Entscheidungen können wir immer wieder neue Mitarbeiter für unser Unternehmen begeistern und vor allem auch halten.

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