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Microsoft Teams: Revoluzzer des Informationsflusses oder „von der Bring-Schuld zur Hol-Schuld“​

Alexander Eggers ist Microsoft Teams Adoption Specialist mit dem Schwerpunkt „Einführung von Microsoft Teams in mittelständischen Unternehmen“.

Wenn ich zu einem neuen Kunden komme, der Microsoft Teams einführen möchte, so rede ich in der Regel immer erstmal mit der Geschäftsleitung und den Abteilungs-/Teamleitern. Dazu dient mein „Workshop #1“. Ein elementarer Bestandteil dieses Workshops ist es über das Thema „Kultur im Unternehmen“ zu sprechen. Denn die Einführung von Microsoft Teams ist ein Prozess mit revolutionären Ausmaßen. Das ist vielen überhaupt nicht klar. Aber warum ist das so?

Kleine Geschichte vorweg: Nachdem wir Microsoft Teams vor zwei Jahren entdeckten und unkoordiniert bei uns eingeführt haben (das Wissen von heute hatten wir damals leider noch nicht), gab es ein erstes Meeting zu einem Kundenprojekt, das in Teams angelegt wurde. Nun fehlte einer der Teilnehmer. Es kam zur Rückfrage, wo er sei. Schließlich hatten wir den Termin ja in Teams gepostet und alle anderen waren auch da. Seine Antwort sollte exemplarisch für alle weiteren Erkenntnisse sein:

„Wie Teams? Ne, den Teamsclient öffne ich nicht. Habt ihr keine Email mit dem Termin geschrieben?“

Es gibt in diesem Workshop eine Folie, die ich als die absolut wichtigste überhaupt ansehe (siehe Bild rechts). Hier geht es um die Veränderung des Informations-flusses.

Es gibt in diesem Workshop eine Folie, die ich als die absolut wichtigste überhaupt ansehe (siehe Bild). Hier geht es um die Veränderung des Informations-flusses.

Wie ist es denn bisher gewesen? Wenn jemand (Informationsgeber) etwas von einer anderen Person wollte (Informationsempfänger) so hat dieser eine Email an den Empfänger gesendet. D.h. der Informationsempfänger hat morgens sein Outlook gestartet und darauf gewartet, dass eine Email rein kommt. Es lag also eine Bring-Schuld des Informationsgebers vor. Schreibt er keine Email, passiert auch nix.

Die Bring-Schuld des Informationsgebers wird zur Hol-Schuld für den Informationsempfänger.

Mit Microsoft Teams ändert sich das nun radikal. Denn hier schreibt der Informationsgeber keine Email mehr. Er postet die Information in einem Teams Kanal. Das bedeutet, der Informationsemfänger bekommt keine Email mehr. Er muss selbstständig den Teams Client öffnen und sich die Information aus dem Kanal heraus „holen“. Diese so leicht erklärte Eigenschaft ist der Grund, warum ein Einführungsprojekt schnell gegen die Wand gefahren wird.

Es beginnt zu menscheln.

Die junge Generation hat überhaupt keine Probleme mit dieser Umstellung. Sie ist aufgewachsen mit Facebook, WhatsApp und Facetime. Im Gegenteil, sie fordert die Änderung der Arbeitsweise sogar ein, weil sie es eben aus ihrem privaten Leben gewohnt ist. Emails spielen keine Rolle mehr für diese Generation.

Die ältere Generation aber hat sich vielleicht gerade an das System „Email als Informationsträger“ gewöhnt und hat überhaupt kein Interesse dies zu ändern. Das Menschen keine Veränderungen wünschen ist ja hinlänglich bekannt. Und Veränderungen in der IT Landschaft können sogar richtig Angst und Stress erzeugen. Nicht so digital affine Menschen haben schon Panik, wenn sie nur ein neues Laptop/PC bekommen. „Sieht wieder alles anders aus.“ Es ist also mehr als nachvollziehbar, dass diese Personenkreise eine solche neue Form der Arbeitsweise sehr ablehnend gegenüberstehen oder sie sogar boykottieren. Man kann ihnen das Programm Microsoft Teams nicht einfach auf dem Laptop installieren und sagen „mach mal, ist ganz einfach“.

Der menschliche Faktor ist der Schlüssel zum Erfolg: der User muss den Nutzen erkennen!

Bei meinen Workshops schauen wir ganz gezielt hin und befragen die User, welche Prozesse in Microsoft Teams sinnvoll abgelegt werden können und welche gerade nicht, weil sie vielleicht so schon sehr gut funktionieren. In kleinen Gruppen werden dann Key Prozesse ermittelt, mit denen dann in den Folgeworkshops mit den Anwendern zusammen weitergearbeitet wird. Über die Botton Up Methode, also welchen Nutzen stiftet Microsoft Teams für den einzelnen User, erlangen wir dann auch die Akzeptanz für die Veränderung und die Einführung wird zum Erfolg.

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